Leitfaden für eine erfolgreiche Führung von Shared Service Centern - am Beispiel der USU Software AG

Abstract

Das Ziel dieser Arbeit ist die wissenschaftlich begründete Ableitung, wie eine erfolgreiche Zentralisierung von Abteilungen innerhalb eines großen Unternehmens erfolgreich unterstützt werden kann. Dies erfolgt auf Basis der USU Software AG, einem international agierenden Softwareunter- nehmen mit einem jährlichen Umsatz von über 100 Millionen Euro und mehr als 700 Mitarbeitenden, welche im Zuge der OneUSU, einem Projekt zur Zentralisierung von Unternehmensbereichen, von einer dezentralen zu einer stärker zentral arbeitenden Gruppe umstrukturiert werden soll.

Der Schwerpunkt dieser Arbeit liegt auf einer nachhaltigen Definition von Einflussgrößen, aus welchen sich erfolgreiche Zentralisierungsprozesse ableiten lassen, sowie der Festlegung von Erfolgsfaktoren zur begleitenden Bewertung einer solchen Umstrukturierung. Dies geschieht auf Basis einer durch wissenschaftliche Theorien gestützten Balanced Scorecard, die aus den bedeutsamsten Faktoren für den Erfolg und Misserfolg einer zentralisierten Shared Service Center Abteilung entwickelt wurde. Diese wird zur Effizienz- und Erfolgskontrolle auf die im Zuge der OneUSU Zentralisierung gebildeten Shared Service Center Abteilung angewandt, woraus Maßnahmen für den bestmöglichen Erfolg bei diesem Change Prozess abgeleitet werden.

Die Anwendung dieser Methode auf den beschriebenen Kontext stellte die besondere Bedeutung zahlreicher zu beachtender Faktoren bei einer Unternehmenszentralisierung und der erfolgreichen Führung eines Shared Service Centers heraus. Diese gewonnenen Erkenntnisse beziehen sich in besonderer Weise auf die Einbeziehung des Personals, sowie auf die damit einhergehende Herausforderung, das Knowhow trotz erhöhter Personalfluktuation im Unternehmen aufrechtzuerhalten und dieses weiterzugeben. Eine verbesserte Servicequalität durch spezialisierte Standardisierung, eine erhöhte Prozesseffizienz durch Produktivitätssteigerung und ein bestmöglich eigesetztes Change Management durch interne Prüfung und Berichterstattung, sind hinzukommend die zentralen Faktoren zur erfolgreichen Führung des Shared Service Centers. Die Erkenntnisse dieser wissenschaftlichen Arbeit stellen zum Einen eine generelle Unterstützung für die erfolgreiche Führung von Shared Service Centern dar, zum anderen können diese in der aktuellen Umstrukturierung der USU Software AG konkret angewendet werden.

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